So geht Zeitmanagement für Selbstständige richtig
In diesem Beitrag sprechen wir zuerst darüber, wie du tatsächlich schneller an deine Ziele kommst und dann stelle ich dir meine Zeitmanagement Tipps für Selbstständige vor, wie ich mich organisiere und meine Aufgaben manage. Ich behalte so den Überblick und führe mein erfolgreiches Business mit durchschnittlich vier Stunden Arbeit am Tag.
Ich habe zu Beginn meiner Selbstständigkeit 14 Stunden Tage rausgehauen, als wäre das ganz normal. Und während ich überzeugt davon bin, dass harte Arbeit sich auszahlt, bin ich noch überzeugter davon, dass smarte Arbeit sich auszahlt UND man eine Menge mehr Freizeit hat. Und so geht’s:
Schluss mit Verzetteln – Der erste Schritt zum erfolgreichen Zeitmanagement für Selbstständige
Während es einfach ist, mal so drauf loszuarbeiten, ist es doch nicht der cleverste Weg. Viele Selbstständige müssen mehrere Rollen annehmen: Sie sind Kundenbetreuerin, Marketing Managerin, Support System usw.
Gerade durch diese ganzen Rollen können wir uns leicht verzetteln und das führt wiederum dazu, dass du dich in kleinteiligen Aufgaben verrennst – statt deinen Zielen hinterherzurennen.
Was brauchen wir also, um auf Kurs zu bleiben?
Ganz einfach: Wir machen das Gleiche, was wir beim Aufbauen eines Schrankes machen würden. Dort haust du auch nicht einfach einen Nagel irgendwo rein und hoffst, dass das Ding irgendwann steht.
Nein: Du hast eine Anleitung. Dort ist der fertige Schrank abgebildet und dann sind die einzelnen Teile heruntergebrochen in eine Schritteanleitung.
Was wir nicht mehr machen wollen:
❌ Content Marketing hören und sofort ein paar Instagram Beiträge erstellen
❌Website in Auftrag geben, weil “Man doch eine Website braucht”
❌ uns auf LinkedIn anmelden, weil Berta gesagt hat, dass das jetzt der letzte Schrei sei
❌ unsere Branding Farben zum 100. Mal überdenken, damit sie noch ein bisschen “stimmiger” sind
❌ Unsere Vision und Positionierung bis zur Perfektion (die nicht existiert!) erarbeiten und dann erst starten
Ich könnte ewig so weiter machen.
Kurz gesagt: Wir wollen nicht einfach irgendetwas tun, ohne zu wissen, ob es unserem Endziel auch dienlich ist. Und das geht so:
Schritt 1: Das Endziel
Bestimme ein großes Ziel, dass dir dienlich ist. Für uns Selbstständige ist das oft ein Umsatzziel oder ein Gewinnziel für ein Jahr. Du kannst deine Zeit erst produktiv nutzen, wenn du auch ein Ziel hast, wo du deine Aufgaben unterordnest.
Schritt 2: Aufgabenbereiche bestimmen
Was musst du tun, um dein Ziel zu erreichen? Hier gibt es keine Formel für alle! Für den einen ist eine starke Personal Brand das wichtigste; für eine andere ist es ein starker Verkaufsfunnel. Finde 2-5 Bereiche, die jetzt gerade Priorität haben.
Schritt 3: To Dos herunterbrechen
Leite von den großen Aufgabenbereichen dann kleine To Dos herunter. Sorge dafür, dass du wirklich kleine Häppchen aufschreibst. So wirken große Aufgaben nicht mehr so unüberwindbar und du bist motivierter sie zu erledigen.
✅ Außerdem ist für unser Gehirn immer eine kleine Belohnung, erledigte Aufgaben abzuhaken. Je mehr Haken du setzen kannst, umso besser!
Natürlich ist eine To Do Liste jetzt kein Zeitmanagement-Tipp für Selbstständige, der eine bahnbrechende Erfindung darstellt.
Die Frage ist nämlich, wie du dich vom Endziel bis zur To Do Liste organisierst!
Und wie genau ich das mache, zeige ich dir jetzt.
Das beste Tool für Zeitmanagement für Selbstständige
Es gibt wenige Tools von denen ich so begeistert bin wie von Notion. Notion ist ein Mix aus Asana, Trello, Evernote, Airtable und hat teilweise auch Funktionen von Excel. Kurzum: Ein absoluter Alleskönner, wenn es um die Organisation von – naja, allem halt geht!
Das Tool ist in der normalen Version kostenlos und das reicht auch völlig aus. Das Coole: Du kannst es sowohl am Desktop, also auch als App auf dem Smartphone benutzen.
Ich habe mir dort Vorlagen erstellt, die ich für mein Business nutze. Es gibt auch kostenlose fertige Vorlagen von Notion selbst, aber da hat keine meinen Ansprüchen genügt, also habe ich mir selbst ein Template erstellt.
Ich möchte dir meine Organisation einmal vorstellen. Ob du es jetzt in Notion umsetzt oder am Ende ein anderes Tool nutzt, ist dir überlassen. Eins ist allerdings klar: Du brauchst diese Struktur in der ein oder anderen Weise, um effektives Zeitmanagement für Selbstständige zu betreiben.
Umsatzplanung & -Analyse
Zuerst habe ich eine Vorlage in der ich meinen Umsatz plane. Dort schreibe ich meine Umsatzziele hinein und mit welchen Produkten ich diese erreichen möchte. Ich habe so einen genauen Überblick und kann planen, ob meine gesteckten Ziele auch realisierbar sind.
Am Ende des Monats kann ich dort drin meinen tatsächlichen Umsatz vermerken und bekomme meine Performance ausgespuckt. Diese Art der Analyse kannst du auch in Excel machen. Ich find’s aber praktisch, dass es direkt in Notion funktioniert und ich dadurch nicht switchen muss.
Ich lasse mir meinen Gesamtumsatz, meine Performance, die Auswertung nach Produkten und Quartalen hier ausrechnen.
Andere Ziele
Neben Geld gibt es natürlich noch andere Ziele, die wir als Unternehmer*innen verfolgen. Ich liste hier all meine Ziele auf, die quantitativ (Follower, E-Mail Abonnenten, etc.) als auch qualitativ (Reisen, Werte) sind. Außerdem habe ich es mir so eingerichtet, dass ich diese Ziele auch visualisieren kann.
Product Suite
Ich habe mittlerweile eine Reihe an Kursen, Masterclasses, Live Programmen und 1:1 Angeboten. Anfangs habe ich das irgendwie in Google Docs versucht zusammenzuhalten, aber sobald man mehr als zwei Produkte hat, verliert man da einfach den Überblick.
Daher habe ich alle meine Produkte in einer Product Suite zusammengefasst. Das dient nicht nur für meinen Überblick, sondern auch um die Produkte zu konzipieren. Ich habe mir konkrete Vorlagen angelegt, wo ich die Produkte ausarbeiten kann und vor allem auch das Marketing direkt planen kann!
Launch Planung
Damit die Produkte verkauft werden, nutze ich sogenannte Launches. Wie genau ich launche und so meine Online Produkte verkaufe, erfährst du hier: https://val-x.de/lush-launching/
Jedenfalls müssen solche Launches gut durchgeplant werden. Damit ich hier genau weiß, was ich wann machen muss, habe ich eine genaue Übersicht angelegt, die mir sagt, wann der Prelaunch, der Early Bird, andere Aktionen usw. starten.
Aufgaben Management
Nachdem wir alles runtergebrochen haben, geht es an die eigentliche To-Do Planung. Ich habe hier allerdings keine einfache To-Do Liste, sondern ein ausgeklügeltes Zeitmanagement für Selbstständige.
Ich habe eine Liste (To Plan), in die ich alle Aufgaben reinschreibe, die früher oder später gemacht werden müssen. Und dann habe ich einen Kalender (ja, auch das geht in Notion!), in den ich die Aufgaben dann so einsortiere, dass ich jeden Tag genau weiß, was ich machen muss.
Da klingt jetzt erstmal relativ simpel, aber natürlich gibt es noch einige andere Erleichterungen und Ansichten in Notion, die das viel effizienter machen als jede andere To Do Liste.
Der unschlagbare Vorteil für dein Zeitmanagement
Natürlich kannst du für diese Planung jetzt verschiedene Tools nutzen. Ich nutze aber nur Notion und das Gute daran ist, dass dadurch alle Punkte mit einander verknüpft sind.
Ich weiß genau, welche Aufgabe ich gerade für welche Launch Phase mache oder wie viel Umsatz ich mit welchem Produkt aus der Product Suite gemacht habe. Dadurch kann ich alles perfekt auswerten und habe maximale Klarheit in meinem Business.
Übrigens: Wenn du keine Lust hast, dir so ein ausgeklügeltes System selbst zu überlegen, kannst du dir ganz einfach meine Vorlagen klauen!
Ich habe sie feierlich das “Business Control Center” getauft, weil sie eben genau das sind: Das Nervensystem und die Steuerzentrale für dein gesamtes Business. Die bekommst ein Set an Templates inklusive Erklär-Videos zur Überführung und Individualisierung mit an die Hand.
Das Business Control Center
✓ Du hast einen Überblick über all deine Ziele, Produkte, Launches und Aufgaben im Business
✓ Das Control Center ist wie ein zweites Gehirn, dass alle Übersichten, Ideen und To Dos für dich speichert
✓ Du weißt genau, was jeden Tag zu tun ist, um auf deine gesetzten (Umsatz)ziele zu zuarbeiten und sie zu erreichen